Tài liệu trình lãnh đạo · Bản 1.0
Hệ thống ERP nội bộ Sea Travel: kiến trúc và lộ trình
Một nền tảng duy nhất thay cho phần mềm cũ, quản lý đội xe, khách hàng, bảo dưỡng, tài xế và kế toán. Xây trên Odoo 18 bản Community (mã nguồn mở), không phát sinh phí bản quyền, dữ liệu đặt tại máy chủ của công ty.
Vì sao chọn Odoo 18 Community
Bốn phương án được so sánh theo đúng thứ tự ưu tiên của công ty (đội xe → khách hàng → bảo dưỡng → tài xế → kế toán) và yêu cầu không trả phí sử dụng.
| Tiêu chí | Odoo 18 Community + OCA (đề xuất) | Odoo Enterprise | ERPNext | Tự xây từ đầu |
|---|---|---|---|---|
| Phí bản quyền | Không | Thuê bao theo người dùng | Không | Không |
| Quản lý đội xe | Mạnh nhất: sẵn có + 17 phân hệ cộng đồng | Mạnh | Yếu, phải tự viết nhiều | Tự viết toàn bộ |
| CRM, bảo trì, nhân sự | Có sẵn | Có sẵn | Có sẵn | Tự viết |
| Kế toán Việt Nam (TT200) | Có sẵn hệ thống tài khoản; báo cáo bổ sung bằng phân hệ cộng đồng | Đầy đủ | Thiếu hệ thống tài khoản VN | Rủi ro cao |
| Khối lượng phải tự phát triển | Ít: cho thuê xe, bảo dưỡng theo km, quy trình duyệt | Ít nhất | Trung bình | Nhiều nhất |
Phạm vi chức năng
Phần lớn chức năng dùng lại thứ đã có và đã được kiểm chứng. Chỉ các phần đặc thù của Sea Travel mới phải phát triển thêm.
Dùng ngay, chỉ cấu hình
- Đội xe: hồ sơ xe, giấy tờ và nhắc hạn, nhiên liệu, chi phí, biên bản kiểm tra theo mẫu
- Khách hàng (CRM): cơ hội, báo giá, lịch sử
- Bảo trì: yêu cầu sửa chữa, đội kỹ thuật
- Nhân sự tài xế: hợp đồng, chấm công, nghỉ phép, gán tài xế với xe
- Kế toán: hoá đơn, công nợ, hệ thống tài khoản TT200, báo cáo tài chính
- Mua hàng, kho phụ tùng
Đặc thù Sea Travel
- Cho thuê xe: đặt xe, hợp đồng, giao và nhận xe, chống đặt trùng xe
- Bảo dưỡng định kỳ theo số km
- Quy trình duyệt sửa chữa nhiều cấp
- Chuyển dữ liệu từ phần mềm cũ
- Thiết lập lương theo quy định Việt Nam
Mở rộng
- Truy cập từ ngoài văn phòng (erp.seatravel.vn)
- Hoá đơn điện tử
- Đặt xe trực tuyến cho khách
- Ứng dụng cho tài xế
- Định vị GPS
Kiến trúc hệ thống
Hệ thống chạy trên máy chủ đặt tại văn phòng. Mã nguồn được quản lý riêng tư và kiểm thử tự động trước khi cập nhật. Dữ liệu được sao lưu mã hoá ra ngoài văn phòng.
Luồng nghiệp vụ cho thuê xe
Từ khách hàng tới hoá đơn trong một hệ thống, không nhập lại dữ liệu giữa các bộ phận. Xe hư hỏng sau chuyến được chuyển thẳng sang bảo dưỡng và chỉ quay lại danh sách cho thuê khi đã sửa xong.
Phát triển và cập nhật an toàn
Mọi thay đổi đi qua cùng một quy trình có kiểm soát. Không có thay đổi nào tới hệ thống thật khi chưa qua kiểm thử tự động, chưa chạy thử trên bản sao dữ liệu và chưa có người phụ trách xác nhận.
Lộ trình triển khai
Mỗi giai đoạn có thiết kế riêng, kiểm thử riêng và chỉ bắt đầu khi giai đoạn trước đã được kiểm chứng. Phần mềm cũ chạy song song trong thời gian chuyển đổi và chỉ dừng khi hệ thống mới đã ổn định.
Nền móng
Môi trường chạy, kiểm thử tự động, quy trình cập nhật, sao lưu và khôi phục. Đang thực hiện.
Chuyển dữ liệu
Đọc dữ liệu phần mềm cũ, chuyển xe, tài xế, khách hàng và hợp đồng đang hiệu lực, đối chiếu số liệu.
Cho thuê xe
Đặt xe, hợp đồng, giao và nhận xe, chống đặt trùng.
Bảo dưỡng
Bảo dưỡng định kỳ theo km, quy trình duyệt sửa chữa nhiều cấp.
Nhân sự và kế toán
Lương theo quy định Việt Nam, báo cáo tài chính VAS. Kế toán trưởng duyệt cấu hình.
Sau đó: truy cập từ ngoài văn phòng, hoá đơn điện tử, đặt xe trực tuyến, ứng dụng tài xế, định vị GPS.
Chi phí
Không có phí bản quyền phần mềm. Phần lớn hạ tầng dùng tài sản hiện có hoặc gói miễn phí.
| Hạng mục | Giải pháp | Chi phí |
|---|---|---|
| Phần mềm ERP | Odoo 18 Community và phân hệ cộng đồng (mã nguồn mở) | 0 đ |
| Máy chủ | Máy chủ hiện có tại văn phòng | Đã có |
| Quản lý mã nguồn, kiểm thử tự động | GitHub, gói miễn phí | 0 đ |
| Sao lưu ngoài văn phòng | Kho lưu trữ đám mây, dung lượng trong hạn mức miễn phí | 0 đ ở quy mô hiện tại |
| Truy cập quản trị từ xa, truy cập ngoài văn phòng | Tailscale, Cloudflare (gói miễn phí) | 0 đ |
| Tên miền | seatravel.vn | Đã có |
| Hoá đơn điện tử (giai đoạn sau) | Nhà cung cấp do công ty chọn | Phí dịch vụ của nhà cung cấp, bắt buộc theo luật |
Rủi ro chính và cách kiểm soát
Mất dữ liệu
Sao lưu mã hoá mỗi 2 giờ và hằng đêm, lưu cả tại chỗ lẫn ngoài văn phòng. Mỗi đêm hệ thống tự khôi phục thử để chứng minh bản sao lưu dùng được.
Cập nhật gây lỗi
Kiểm thử tự động, chạy thử trên bản sao dữ liệu, người phụ trách xác nhận, tự quay về bản cũ nếu lỗi.
Phân hệ bên thứ ba kém chất lượng
Bản thử nghiệm phát hiện một phân hệ cho thuê xe miễn phí cho phép đặt trùng xe. Phần này vì vậy được tự phát triển và có kiểm thử riêng.
Sai sót kế toán, lương
Không tự viết logic kế toán; dùng phân hệ chuẩn. Mọi thay đổi chạm tới tiền phải có người phụ trách và kế toán duyệt.
Dùng chung máy chủ với phần mềm cũ
Giới hạn tài nguyên cho hệ thống mới trong giai đoạn chuyển đổi; theo dõi tuần đầu; dừng phần mềm cũ khi đã ổn định.
Truy cập từ ngoài văn phòng
Chỉ bật ở giai đoạn sau, qua Cloudflare với xác thực hai lớp. Không mở cổng mạng của văn phòng ra internet.
Đề nghị lãnh đạo quyết định
- Phê duyệt nền tảng Odoo 18 Community và lộ trình 5 giai đoạn.
- Chỉ định người phụ trách duyệt các thay đổi liên quan tới tiền, quyền truy cập và dữ liệu, và kế toán trưởng duyệt cấu hình kế toán và lương.
- Cấp quyền truy cập dữ liệu phần mềm cũ (bản sao) để bắt đầu giai đoạn chuyển dữ liệu.
- Chọn thời điểm mở truy cập từ ngoài văn phòng (erp.seatravel.vn) và kế hoạch dừng phần mềm cũ.